Τεχνολογία: Θα σπάσουμε ποτέ τα δεσμά του email;

Τώρα που διαβάζετε αυτό το κείμενο τα μηνύματα στα «εισερχόμενά» σας στοιβάζονται ακατάπαυστα. Αργότερα που εσείς θα κοιμάστε, εκείνα θα συνεχίσουν να καταφθάνουν. Το 60% των χρηστών κοιτά το email του ενόσω βρίσκεται εκεί όπου ακόμη και ο βασιλιάς πηγαίνει μόνος του -παλαιότερα χωρίς το κινητό του- και αυτό δεν είναι καλό σημάδι.

Εφορία: «Βροχή» email με φόρους και πρόστιμα για παλαιές φορο-υποθέσεις

Όπως και το ότι κατά μέσον όρο οι υπάλληλοι γραφείου ελέγχουν το email τους 77 φορές την ημέρα. Αυτό το νευρικό τικ αυξάνει το άγχος και (σύμφωνα με τις σχετικές έρευνες) οι φανατικοί χρήστες του φεύγουν στο τέλος της ημέρας από το γραφείο τους με πεσμένο ηθικό και διάθεση. Για πολλούς πρόκειται για κάτι παραπάνω από αφόρητο στρες:  πρόκειται για ένα είδος ενοχής.

Τι είναι τελικά το email; Είναι, σίγουρα, «μία δεξαμενή του χρόνου σας, την οποία διαχειρίζονται άλλοι», όπως έχει ειπωθεί προσφυώς. Επιτρέπετε στους ανθρώπους να σας διακόπτουν, δεκάδες φορές μέσα στη μέρα.

Κάθε μήνυμα, ακόμη και αν δεν απαντηθεί την ίδια στιγμή, κοστίζει τουλάχιστον ένα λεπτό διάσπασης από την εργασία σας. Οι δε υποχρεώσεις που ενδεχομένως περιέχει, καταφθάνουν απρόσκλητες, δρομολογημένες απρόσωπα από έναν συνάδελφο που ίσως κάθεται μόλις στο διπλανό γραφείο. Πιο ύπουλα, μπορεί να σας απευθυνθεί η διαβόητη «παθητική-επιθετική προώθηση» η οποία υπαινίσσεται -χωρίς όμως να το λέει σταράτα- ότι πρέπει να ασχοληθείτε με ένα ζήτημα που κάποιος άλλος δεν ήταν ικανός να επιλύσει.

Μαθήματα από την εξέλιξη της εργασίας

Η εργασία μας μέχρι σχετικά πρόσφατα γινόταν κυρίως «σύγχρονα», δηλαδή οι άνθρωποι συνεργάζονταν στον ίδιο χρόνο και συνήθως στον ίδιο χώρο, ή ίσως και μέσω τηλεφώνου.  Η πρώτη ασύγχρονη επικοινωνία, στις αρχές του περασμένου αιώνα, έγινε με εκείνο το σύστημα ανταλλαγής μηνυμάτων μέσα σε κυλίνδρους, μέσω ενός δαιδαλώδους συστήματος σωλήνων  με πεπιεσμένο αέρα. Πολλά χρόνια αργότερα το διαδέχτηκε το email, όπου ο αποδέκτης του μηνύματος δεν απαιτείται  να είναι παρών προκειμένου να το υποδεχτεί: Μπορείτε έτσι να έχετε την προσοχή του (σχεδόν) οιουδήποτε με την ταχύτητα του φωτός. Στέλνετε ένα μήνυμα, όποτε θέλετε, και ο αποδέκτης έχει την ευχέρεια να το απαντήσει με την άνεσή του — τουλάχιστον στην θεωρία.

Πώς αυτό έχει επηρεάσει την μορφή της εργασίας; Τα στοιχεία από τις μελέτες κατανομής του χρόνου εργασίας  είναι αποκαλυπτικά: οι μελέτες χωρίζονται σε δύο διακριτές ομάδες —πριν το email και μετά. Πριν την επέλαση του  email, ένα 40% του χρόνου αναλωνόταν σε προγραμματισμένες συναντήσεις και ένα 20% σε εργασία στο γραφείο. Μετά το email, τα ποσοστά αντιστράφηκαν. Το 2022, ένα  μέσο στέλεχος  έστελνε και λάμβανε 95  μηνύματα ημερησίως. Το πού αναλώνεται  μεγάλο μέρος  του εργασιακού μας χρόνου είναι φανερό.

Η ασύγχρονη επικοινωνία δεν είναι το μέλλον της εργασίας, όπως ισχυρίζονται αρκετοί· ούτε αυξάνει αυτόματα την παραγωγικότητα. Αυξάνει όμως την πολυπλοκότητά της. Το email είναι τεχνικά ταχύτερο από το τηλεφώνημα, αλλά μπορεί να απαιτηθεί μία δεκάδα ανταλλαγών μέχρις ότου αυτό το πινγκ πονγκ να καταλήξει κάπου και να υπάρξει συναίνεση. Όσο δε μεγαλώνει η ομάδα,  τόσο περισσότερο δυσκολεύει το πράγμα.

Έπειτα υπάρχουν σοβαρά θέματα ασάφειας: Αν κάποιος δεν απαντήσει, έχει απλώς αγνοήσει το μήνυμα ή δεν το έχει διαβάσει; Πότε ακριβώς έχουμε πετύχει συμφωνία; Έχει γίνει κατανοητό το μήνυμα από τους αποδέκτες του ή χρειάζεται κάποια διευκρίνιση; Οφείλεται απάντηση όταν υπάρχει απλή κοινοποίηση ή συγχωρείται η αγνόησή του;

Όλα αυτά παίρνουν χρόνο —και αυξάνουν το άγχος των εργαζομένων. Υπάλληλοι με στρες -όπως έχει παρατηρηθεί- απαντούν στα μηνύματα τους με μεγαλύτερη ταχύτητα, αλλά λιγότερο προσεκτικά. Το άγχος επίσης αυξάνεται όταν «παραμελούμε» την σύνδεση, όταν νιώθουμε ότι υπάρχουν μηνύματα που περιμένουν απάντηση και καταλαμβανόμαστε από μία ψευδή αίσθηση επείγοντος, καθώς και μία ακατανίκητη ανάγκη (όπως με κάθε εθισμό) να επιληφθούμε αστραπιαία.

Όσον δε αφορά τις κινητές συσκευές, αυτές μπορεί να έχουν αλλάξει την εμπειρία χρήστη και τον τρόπο που αλληλοεπιδρούμε, αλλά μάλλον έχουν επιβαρύνει την κατάσταση, καθώς τις κουβαλάμε μεν μαζί μας παντού, εντούτοις οι βασικοί κανόνες της επικοινωνίας δεν έχουν αλλάξει. Επομένως, καμία ελάφρυνση, πουθενά. Το email καραδοκεί στην προέκταση του χεριού.

Η εμπειρία λοιπόν αποδεικνύει ότι  η πολυπλοκότητα της ασύγχρονης εργασίας μας έχει πνίξει. Μπορεί στην επιφάνεια να βολεύει, αλλά αντιβαίνει θεμελιωδώς στην ανθρώπινη φύση. Στο δε επίκεντρό της βρίσκεται το email.

Υπάρχουν θεραπείες;

Τα δεδομένα, λοιπόν, είναι τρία:

1) Το email «ασθενεί» και έχει κάνει την ζωή μας μαρτύριο, ρίχνοντάς μας στην κόλαση των αέναων ειδοποιήσεων και των ενημερώσεων·

2) Το email, αναγκαστικά, αποτελεί σήμερα ένα μεγάλο μέρος της ψηφιακής μας ταυτότητας·

3) με 4 δισεκατομμύρια χρήστες είναι αδύνατο να το σκοτώσουμε. Είναι  «η κατσαρίδα του Ίντερνετ»: ό,τι και να κάνουμε θα εξακολουθεί να υπάρχει.

Πρέπει λοιπόν να βρεθούν λύσεις, και μάλιστα επειγόντως. Πολλοί έχουν κατά καιρούς προσπαθήσει· αυτό το μονοπάτι, ωστόσο, είναι σπαρμένο με τα κουφάρια των εταιρειών που θέλησαν να κάνουν επαναστατικές αλλαγές στο email. Τo email παραείναι θεόρατο  και κατεστημένο για να αλλάξει δραστικά –και επειδή παραμένει μία από τις λίγες ανοιχτές εφαρμογές που δεν ανήκουν σε κανέναν, καλό είναι να μην το πειράξουμε και πολύ. Όσο για την Τεχνητή Νοημοσύνη (που επιστρατεύεται διά πάσαν νόσον στις μέρες μας), τι να σου κάνει όταν είσαι ένα διαρκής ζογκλέρ τόσων πολλών αντιμαχόμενων ενδιαφερόντων που διαγκωνίζονται για την προσοχή σου;

Μια πραγματική βελτίωση θα επέλθει αν οι επιχειρήσεις αποφασίσουν να μειώσουν συνειδητά την ανταλλαγή των μηνυμάτων. Τους συμφέρει όμως; Και, εκτός αυτού, είναι εφικτό; Σαφέστατα, επειδή δεν μπορούν να αγνοήσουν ότι το email προκαλεί αποδεδειγμένα άγχος στους εργαζόμενούς τους, τους κάνει δυστυχείς, ρίχνει την παραγωγικότητά τους και αυξάνει τα λάθη. Πώς όμως θα το πετύχουν; Βελτιώνοντας τις διαδικασίες αποφάσεων και κάνοντας περισσότερες (και συντομότερες, και τακτικότερες) συναντήσεις, είτε στο γραφείο είτε μέσω διαδικτύου. Μερικά περισσότερα τηλεφωνήματα  επίσης δεν βλάπτουν. Και ζητώντας από τους χρήστες να γράφουν συντομότερα μηνύματα: οι έρευνες δείχνουν ότι μηνύματα μεταξύ  50 και 125 λέξεων έχουν πολύ περισσότερες πιθανότητες να απαντηθούν από τα μακροσκελέστερα μηνύματα. Vita brevis et email debet esse brevis.

Ωστόσο, η μεγαλύτερη αλλαγή που πρέπει να κάνουμε, προκειμένου να μην αφήνουμε το email να μας καταδυναστεύει, είναι εσωτερική· σε εμάς τους ίδιους. Να αλλάξουμε  δηλαδή τον τρόπο που το αντιμετωπίζουμε. Με άλλα λόγια να αποενοχοποιηθούμε, να απαλλαγούμε από εκείνο το νευρικό τικ να ελέγχουμε το γραμματοκιβώτιό μας αδιάκοπα. Να  κατανοήσουμε ότι το email ποτέ δεν συνιστά την κύρια δουλειά μας, ακόμη και αν κοντεύει να γίνει.

Επιπλέον, δεν έχουν όλα τα μηνύματα την ίδια βαρύτητα ή την ίδια προτεραιότητα. Η διαλογή πρέπει να είναι αμείλικτη, σαν να εργαζόμαστε σε μονάδα επειγόντων περιστατικών. Ορισμένα μηνύματα είναι ένα απλό «σκούντημα», μία γρήγορη ανταλλαγή, ενώ άλλες φορές εκείνος που το στέλνει (πρέπει να) σέβεται τον χρόνο μας και να μας δίνει χρόνο να απαντήσουμε. Αν μάλιστα κάποιος θέλει μία άμεση απάντηση,  έχει και άλλους τρόπους επικοινωνίας.

Και, τέλος, τι συμβαίνει με το περίφημο δικαίωμα αποσύνδεσης, όταν κατεβάζουμε τα ρολά της επικοινωνίας μετά την λήξη του ωραρίου και τα Σαββατοκύριακα; Είναι σημαντικό ότι το δικαίωμα αυτό έχει θεσμοθετηθεί, αλλά όταν καταστρατηγείται συχνά σε μία επιχείρηση είναι ενδεικτικό της κακής οργάνωσης και στελέχωσής της. Αν δεν λυθούν τα εγγενή προβλήματά της, το δικαίωμα μπορεί μεν να ασκείται, θα είναι όμως πηγή διαρκών εντάσεων και τριβών.

Όπως και να ‘χει, το email θα μας «συντροφεύει» για αρκετό καιρό ακόμη. Ας φροντίσουμε, τουλάχιστον, να μη μας εξοντώσει.

Πηγή: tovima.gr