KPMG Law – Το Office of Contracting μπορεί να είναι η λύση

Σχεδόν 90% των επιχειρήσεων διαθέτουν αναποτελεσματικές και κατακερματισμένες διαδικασίες σύναψης συμβάσεων, ενώ το 76% των επιχειρήσεων θέτουν ως προτεραιότητα την ψηφιοποίηση των συμβάσεων. Μια πιθανή λύση σε όλα αυτά είναι η δημιουργία ενός “Office of Contracting” σύμφωνα με μια έκθεση που δημοσίευσαν το World Commerce & Contracting (WorldCC) και η KPMG Law, με τίτλο “Can the contracting process improve without an owner?”. Σε κάθε περίπτωση, η πανδημία του COVID-19 έχει αναδείξει ένα σημαντικό πρόβλημα που αφορά τις συμβάσεις,

Εδώ και δεκαετίες, σύμφωνα πάντα με την έκθεση, οι επιχειρήσεις προσπαθούν να απλοποιήσουν τη διαδικασία σύναψης συμβάσεων, δοκιμάζοντας και εφαρμόζοντας εργαλεία και συστήματα διαχείρισης συμβάσεων, με λίγα αποτελέσματα. Πλέον, καθώς η ψηφιοποίηση επιταχύνει, η απλοποίηση της διαδικασίας σύναψης συμβάσεων αποτελεί βασική προτεραιότητα. Όπως αποσαφηνίζει η έκθεση, το θέμα αυτό δεν περιορίζεται σε ένα είδος επιχείρησης ή σε έναν κλάδο. Αποτελεί παγκόσμιο πρόβλημα που επιβραδύνει τις επιχειρήσεις.

«Οι συμβάσεις επηρεάζουν άμεσα την υγεία και τον πλούτο κάθε επιχείρησης. Ωστόσο, παρά τη σημαντικότητά τους, κατά μέσο όρο, οι συμβάσεις έχουν απωλέσει περισσότερο από 9%της αξίας τους», αναφέρει ο Jason McQuillen, Partner της KPMG Law στην Αυστραλία, Επικεφαλής του κλάδου Μετασχηματισμού Νομικών Λειτουργιών και ένας από τους συντάκτες της έκθεσης. «Συγκεντρώνουν την προσοχή των στελεχών μόνο όταν τα πράγματα πάνε στραβά και το θέμα τότε είναι ποιος φταίει. Ο βασικός και ευρέως αναγνωρισμένος λόγος για αυτό είναι απλός: δεν υπάρχει κάποιος υπεύθυνος για τη διαδικασία σύναψης συμβάσεων».

«Η ψηφιακή επιτάχυνση που έχει επιφέρει η πανδημία έχει σαφώς επηρεάσει προς μια θετική κατεύθυνση όλο το οικοσύστημα του φορολογικού και νομικού περιβάλλοντος. Πιστεύω πως η ψηφιοποίηση των συμβάσεων είναι μονόδρομος και φέρει μόνο οφέλη για όλα τα μέρη και ιδιαίτερα για τις επιχειρήσεις.» επισημαίνει η Γεωργία Σταματέλου, Γενική Διευθύντρια, Επικεφαλής του φορολογικού και νομικού τμήματος της KPMG στην Ελλάδα.

Σύναψη συμβάσεων

Μόλις 10% των επιχειρήσεων θεωρούν τη διαδικασία σύναψης συμβάσεων σε όλα τα στάδιά της «πολύ αποτελεσματική». Όπως σχολίασε ένας συμμετέχων στην έρευνα «Η ανάληψη μιας σύμβασης είναι σαν την απονεύρωση». Το κόστος ήταν επίσης ένα πεδίο προβληματισμού μεταξύ των συμμετεχόντων, με τις λιγότερο αποδοτικές διαδικασίες να κυμαίνονται κατά μέσο όρο στα US$ 10 000 ανά σύμβαση, μόνο για τις διαδικασίες ελέγχου και επεξεργασίας.

Ο Tim Cummins, Πρόεδρος της WorldCC και ένας από τους συντάκτες της έκθεσης, σχολιάζει «Η σύναψη συμβάσεων ποτέ δεν έχει αντιμετωπιστεί αποτελεσματικά. Η έκθεση υπογραμμίζει μια σαφή απογοήτευση με τα τμήματα που συμμετέχουν στη διαδικασία σύναψης συμβάσεων και στις χρονοβόρες διαπραγματεύσεις, ενώ οι CEO θεωρούν ότι χάνουν χρήματα».

Επίσης, η Σοφία Γρηγοριάδου, Managing Partner της Παπακωστόπουλος – Γρηγοριάδου και Συνεργάτες, Δικηγορική Εταιρεία (CPA Law) τονίζει ότι «ο προβληματισμός είναι πολύ σημαντικός για τις νομικές υπηρεσίες των εταιρειών, διότι εμπλέκονται με τον ένα ή τον άλλο τρόπο στη διαδικασία σύναψης και υλοποίησης των συμβάσεων, χωρίς να μπορούν πάντα να ελέγξουν τη διαχείρισή τους. Παράλληλα, οι επενδύσεις σε έμπειρους ανθρώπους, δεν αποφέρει τα επιθυμητά αποτελέσματα, διότι ο κατακερματισμός της διαδικασίας έχει ως αποτέλεσμα τη απώλεια της αξίας της επένδυσης, που προαναφέρθηκε. Με άλλα λόγια, μπορεί να μην είναι πάντα εύκολο να αποτιμηθεί το όφελος της εταιρείας από μια «καλή» σύμβαση. Είναι όμως εν τέλει δυνατόν να αποτιμηθεί τόσο το συμβατικό ρίσκο και το οικονομικό κόστος από μία κακή διαδικασία σύναψης συμβάσεων όσο και το κόστος επένδυσης σε ανθρώπους, ενέργεια και χρόνο».

Εστίαση στην ψηφιοποίηση

Η ψηφιοποίηση της διαδικασίας σύναψης συμβάσεων αποτελεί πλέον προτεραιότητα για το 76% των ερωτηθέντων, ωστόσο μόλις 26% των ερωτηθέντων πιστεύουν ότι η τεχνολογική ομάδα τους είναι ικανή να υποστηρίξει την πρωτοβουλία ψηφιοποίησης. Η ψηφιοποίηση από μόνη της δεν μπορεί να λύσει τα ευρύτερα ζητήματα.

«Είμαι αισιόδοξη ότι ο αντίκτυπος της πανδημίας θα ενθαρρύνει τις επιχειρήσεις να αλλάξουν τα πράγματα και η ψηφιοποίηση της σύναψης συμβάσεων αποτελεί πλέον επιχειρηματική προτεραιότητα», αναφέρει η Nicola Brooks, Director της KPMG Law στο Ηνωμένο Βασίλειο, Επικεφαλής του τομέα Μετασχηματισμού Νομικών Λειτουργιών και μεταξύ των συντακτών της έκθεσης. «Οι περισσότερες επιχειρήσεις ωστόσο δεν θα επιτύχουν εάν εστιάζουν στην πρόκληση αυτή μεμονωμένα. Αντιθέτως, για να επιτύχουν, οι επιχειρήσεις θα πρέπει να διαθέτουν ένα λειτουργικό μοντέλο ως μέρος αυτού».

Ποια είναι η λύση;

Η έκθεση καταλήγει ότι η συνεχιζόμενη πρόοδος και η βελτίωση της ποιότητας της διαδικασίας σύναψης συμβάσεων εξαρτάται από την επίτευξη ενός μοναδικού σημείου ευθύνης και λογοδοσίας για τη διαδικασία. Η WorldCC και η KPMG Law αναφέρουν ότι η δημιουργία ενός “Office of Contracting“ εντός κάθε επιχείρησης είναι η λύση για την αντιμετώπιση μια κατακερματισμένης και δαπανηρής διαδικασίας. Το Γραφείο αυτό θα αποτελείται από μια μικρή ομάδα που θα έχει την ευθύνη για όλες τις συμβάσεις της επιχείρησης και για τις σχετικές διαδικασίες. Θα εργάζονται εναρμονισμένα με τις πολλαπλές λειτουργίες, κάνοντας τον συντονισμό και σε συνεργασία μεταξύ τους.

Ο Stuart Fuller, Παγκόσμιος Επικεφαλής των Νομικών Υπηρεσιών της KPMG, καταλήγει «Η έκθεση των WorldCC και KPMG Law φανερώνει ότι υπάρχει ένα ξεκάθαρο πρόβλημα στη διαδικασία σύναψης συμβάσεων. Η λύση απαιτεί σαφή ανάληψη ευθύνης εντός της επιχείρησης και εξωτερική υποστήριξη από έμπιστους συμβούλους, με πραγματική και παγκόσμια εμπειρία σε αυτόν τον κρίσιμο επιχειρηματικό τομέα, ο οποίος μπορεί να δημιουργεί αξία και να σταματήσει τη διάβρωση της αξίας (value erosion)».