Οι περισσότεροι από εμάς χρησιμοποιούμε email στη δουλειά μας καθώς είναι η πιο γρήγορη και εύκολη τεχνική επικοινωνίας με αμεσότητα και περιεκτικότητα. Υπάρχουν ποικίλοι τρόποι προκειμένου να κάνετε το email σας εύκολο στην ανάγνωση, γλιτώνοντας παρερμηνείες, χαμένο χρόνο και μεταφέροντας άμεσα στον αναγνώστη τη βασική πληροφορία.
Μερικές από τις τεχνικές που θα σας βοηθήσουν να μεταβιβάσετε την πληροφορία με επαγγελματισμό είναι:
Πώς να μην στείλετε email που θα μετανιώσετε
Μπείτε στο κύριο θέμα χωρίς περιττές λεπτομέρειες
Για κείμενα τα οποία εμπεριέχουν προσωπική γνώμη, λογοτεχνικότητα, λυρισμό και περιγραφικότητα, η σύνθετη γραφή και το αίσθημα της περιέργειας χρήζουν θετικότητας, καθώς τείνουν να ταιριάζουν στο ύφος των εν λόγω κειμένων. Ωστόσο σε επίπεδο άμεσης, επαγγελματικής επικοινωνίας, τείνουν να επηρεάσουν αρνητικά, καθώς δεν προσδίδουν την αμεσότητα και σαφήνεια που είναι απαραίτητη. Τα επαγγελματικά mails χρειάζονται λακωνικότητα, περιεκτικότητα στη μετάδοση της πληροφορίας και σίγουρα να γίνεται «to the point» επικοινωνία, ανάμεσα στον συντάκτη και τον παραλήπτη.
Κρατήστε για αργότερα όλες τις δευτερεύουσες πληροφορίες
Σίγουρα οι δευτερεύουσες πληροφορίες δεν χρήζουν προτεραιότητας στο κύριο θέμα του επαγγελματικού mail, για αυτό πρέπει να ορίζεται εξαρχής ο βασικός λόγος για τον οποίο αποστέλλεται. Αρχικά το θέμα του mail θα πρέπει να προϊδεάζει τον αναγνώστη για το περιεχόμενο του, είτε αυτό είναι σχετικό με κάποιο meeting, ένα ενδοεταιρικό ζήτημα ή συζήτηση ενός θέματος που χρήζει άμεσης αντιμετώπισης.
Προκειμένου να επιτευχθεί αυτός ο σκοπός, οι δευτερεύουσες πληροφορίες θα πρέπει να περιοριστούν σε δευτερεύουσες προτάσεις και να αξιοποιηθούν οι κύριες πληροφορίες σε κύριες προτάσεις, έτσι ώστε να εκπροσωπείτε η κύρια επικοινωνία που επιθυμεί ο αποστολέας. Ακόμη ο κατάλληλος τίτλος μπορεί να βοηθήσει αρκετά, στο να προϊδεάσει τον αναγνώστη για το περιεχόμενο του.
Τα λάθη που θέτουν υπό αμφισβήτηση τον επαγγελματισμό σας
- Τα ορθογραφικά και συντακτικά λάθη
Δεν υπάρχει τίποτα πιο τρομακτικό από το να συνειδητοποιείτε ότι έχετε γράψει κάτι λάθος. Τα ορθογραφικά, τα γραμματικά και τα συντακτικά λάθη βρίσκονται στην κορυφή των πραγμάτων που καταστρέφουν το επαγγελματικό σας προφίλ. Για να αποφύγετε αυτά τα ενοχλητικά λάθη, ελέγξτε ξανά την ορθογραφία του ονόματος του παραλήπτη σας και προτού το στείλετε, διαβάστε μια φορά το email δυνατά, ώστε να πιάσετε στον αέρα τυχόν λάθη.
2. Το ανεπίσημο δήθεν φιλικό στυλ
Το να χρησιμοποιείτε emojis σε email εργασίας θεωρείται αντιεπαγγελματικό. Το ίδιο και οι ημιτελείς προτάσεις και λέξεις. Αντίθετα, ως επαγγελματίες θα πρέπει να υιοθετήσετε τον ανάλογο τόνο, χρησιμοποιώντας πλήρεις προτάσεις και αποφεύγοντας τα emojis και την αργκό.
3. Τα υπερβολικά μακροσκελή email
Ποιος θα ήθελε να ανοίξει ένα email και να καταλήξει να διαβάζει μια ολόκληρη πραγματεία; Τα καλύτερα email είναι αυτά που περνούν κατευθείαν στο ψητό, στην ουσία. Για τον λόγο αυτό, καλύτερα να μην στέλνετε τεράστια κείμενα και μάλιστα χωρίς διαχωρισμό μεταξύ των παραγράφων.
Πηγή: In.gr
Latest News
Ο αντισυμβατικός δισεκατομμυριούχος που θέλει να πάρει σύνταξη στον πλανήτη Άρη
Οι συνεχόμενες εκπλήξεις, οι κόντρες του με την Επιτροπή Κεφαλαιαγοράς των ΗΠΑ και το Twitter
Πάσχα με αρνί… εκτυπωμένο;
Καθόλου απίθανο να συμβεί κάποια στιγμή από την ώρα που η τιμή των αμνοεριφίων για το πασχαλινό τραπέζι βρίσκεται σε διαρκή άνοδο και η τεχνολογία εξελίσσεται.
Γιατί είναι τόσο ακριβή η τεχνητή νοημοσύνη
Η Microsoft και η Google της Alphabet ανέφεραν αυξημένα έσοδα στο cloud
Το άγνωστο «κόλπο» στα iPhone με το διπλό άγγιγμα
Πρόκειται για τη ρύθμιση Back Tap ή διπλό άγγιγμα
H Google μπροστά στην αντιμονοπωλιακή νομοθεσία των ΗΠΑ - Πώς εξελίσσεται η δίκη
Από τις 12 Σεπτεμβρίου, οι αμερικανικές αρχές προσπαθούν να αποδείξουν πώς ο γίγαντας των μηχανών αναζήτησης είναι μονοπώλιο που καταχράστηκε παράνομα τη δύναμή του για να αυξήσει τα κέρδη του
Εγκαινιάζεται νέα γραμμή παραγωγής για ρωσικά smartphones
Οι συσκευές είναι ήδη διαθέσιμες για παραγγελία, αναφέρει το πρακτορειο Tass
Ακόλουθος των ΗΠΑ και στο TikTok η Ευρώπη; – Στο «τραπέζι» η απαγόρευσή του
«Γνωρίζουμε ακριβώς τον κίνδυνο του TikTok», είπε η Ούρσουλα φον ντερ Λάιεν, σχεδόν μια εβδομάδα αφότου ο Τζο Μπάιντεν υπέγραψε την αμερικανική νομοθεσία που απειλεί με πανεθνική απαγόρευση
Στόχος Ρώσων χάκερς το κόμμα του Όλαφ Σολτς - Με αντίποινα απειλεί το Βερολίνο
Πίσω από την επίθεση κρύβεται η ομάδα APT28, η οποία ελέγχεται από τη ρωσική μυστική υπηρεσία
Καμία βιασύνη για την Apple - Πλησιάζει η ώρα της ΑΙ
H εταιρεία αναμένεται να αποκαλύψει τις νέες δυνατότητες τεχνητής νοημοσύνης στο ετήσιο συνέδριο λογισμικού της τον επόμενο μήνα, όπως και να αναθεωρήσει τις σειρές προϊόντων της με τσιπ έτοιμα για AI
Σελήνη: Κινεζική αποστολή αναχώρησε για τα πρώτα δείγματα από την αθέατη πλευρά
Το ρομποτικό σκάφος Chang’e-6 που εκτοξεύτηκε την Παρασκευή θα επιχειρήσει προσσελήνωση τον Ιούλιο.