EY – Πώς οι εταιρείες χάνουν λόγω… σύναψης συμβάσεων

Περισσότερες από τις μισές μεγάλες επιχειρήσεις παγκοσμίως αντιμετωπίζουν απώλεια εσόδων και χαμένες επιχειρηματικές ευκαιρίες, εξαιτίας αστοχιών στη διαχείριση της διαδικασίας σύναψης συμβάσεων, σύμφωνα με πρόσφατη έρευνα του παγκόσμιου νομικού δικτύου της EY, EΥ Law, και του Center on the Legal Profession της Νομικής Σχολής του Πανεπιστημίου του Harvard.

Η έρευνα, “How does contracting complexity hide clear profitability?”, είναι η δεύτερη από μια σειρά τριών ερευνών που εξετάζουν τις νομικής φύσεως ευκαιρίες και προκλήσεις που αντιμετωπίζουν οι επιχειρήσεις παγκοσμίως. Η έρευνα καταγράφει τις απόψεις 1.000 επαγγελματιών που ειδικεύονται στις συμβάσεις, καθώς και επικεφαλής νομικών διευθύνσεων και διευθύνσεων προμηθειών, εμπορικών συμβάσεων και επιχειρηματικής ανάπτυξης (business development), από όλο τον κόσμο.

Περισσότεροι από τους μισούς επικεφαλής επιχειρηματικής ανάπτυξης (57%) αναφέρουν ότι οι επιχειρήσεις τους κατέγραψαν απώλεια εσόδων εξαιτίας αναποτελεσματικότητας στη διαδικασία σύναψης συμβάσεων, ενώ το 50% δηλώνουν ότι αυτό έχει οδηγήσει σε χαμένες επιχειρηματικές ευκαιρίες.

Παρότι οι περισσότερες (92%) επιχειρήσεις του δείγματος προσπαθούν να μεταβάλουν τον τρόπο με τον οποίο διαχειρίζονται τις συμβάσεις τους, η πλειοψηφία των ερωτηθέντων αντιμετωπίζουν σημαντικά εμπόδια. Σχεδόν όλες οι επιχειρήσεις (98%) αναφέρουν ότι αντιμετωπίζουν θεμελιώδη εμπόδια, ενώ το 38% δηλώνουν ότι έχουν ήδη προσπαθήσει να προχωρήσουν σε αλλαγές, που όμως έχουν αποτύχει.

Πιέσεις για μείωση κόστους

Ένας από τους βασικούς καταλύτες μετασχηματισμού της διαδικασίας σύναψης συμβάσεων, είναι οι πιέσεις για μείωση του κόστους. Το σύνολο των επιχειρήσεων (99%) σχεδιάζουν να μειώσουν το κόστος της διαδικασίας σύναψης συμβάσεων τα επόμενα δύο χρόνια. Το εύρος των μειώσεων που σχεδιάζουν είναι εντυπωσιακό, καθώς μια στις τρεις μεγάλες επιχειρήσεις θέλει να μειώσει το κόστος σύναψης συμβάσεων κατά τουλάχιστον 30%.

Έλλειψη σαφήνειας σχετικά με τη λήψη αποφάσεων

Μια άλλη θεμελιώδης πρόκληση για πολλούς από τους ερωτηθέντες αποτελεί το γεγονός ότι, παρά την ευρεία συναίνεση ως προς την αναγκαιότητα των αλλαγών, πολλοί διαπιστώνουν σύγχυση σχετικά με το ποιον βαραίνει πραγματικά η ευθύνη για τη διαχείριση των συμβάσεων – ένα πρόβλημα που περιπλέκει τη διαδικασία σύναψής τους και τις προσπάθειες μετασχηματισμού. Το 59% των νομικών διευθύνσεων θεωρούν ότι έχουν την πρωτοβουλία για τον μετασχηματισμό, ενώ ένα αντίστοιχο ποσοστό (56%) των στελεχών άλλων τμημάτων (εμπορικό, προμηθειών, οικονομικό) που συμμετέχουν στην κατάρτιση συμβάσεων, πιστεύουν ότι οι ίδιοι είναι υπεύθυνοι για αυτή τη διαδικασία. Συγχρόνως, 39% των στελεχών επιχειρηματικής ανάπτυξης πιστεύουν ότι εκείνοι λαμβάνουν τις αποφάσεις αυτές.

Χάσμα τεχνολογίας

Αν και οι περισσότερες επιχειρήσεις (70%) εφαρμόζουν μια επίσημη στρατηγική για την τεχνολογία σύναψης συμβάσεων, σχεδόν όλες (99%) δηλώνουν ότι δε διαθέτουν τα απαραίτητα δεδομένα και τις τεχνολογικές υποδομές για τη βελτιστοποίηση της διαδικασίας σύναψης συμβάσεων. Ως αποτέλεσμα, υπάρχει ένα κενό μεταξύ στρατηγικής και υλοποίησής της, ενώ πολλές επιχειρήσεις αντιμετωπίζουν αυξημένους κινδύνους, επειδή δεν είναι σε θέση να αξιολογήσουν, να διαχειριστούν και να ελέγξουν την τήρηση της αντίστοιχης πολιτικής τους.

Οι επιχειρήσεις δυσκολεύονται, επίσης, να ενσωματώσουν τη σχετική τεχνολογία. Σχεδόν οι μισοί συμμετέχοντες (47%) αναφέρουν ότι η υλοποίηση τεχνολογικών έργων αποτελεί μεγάλη πρόκληση, ενώ περίπου το ένα τρίτο (34%) δηλώνουν ότι είναι δύσκολο να προσελκύσουν στελέχη με τις απαραίτητες τεχνολογικές δεξιότητες.

Αναποτελεσματικές διαδικασίες σύναψης συμβάσεων

Η έρευνα αποκαλύπτει ένα εντυπωσιακό κενό στις διαδικασίες διαχείρισης συμβάσεων (contract management). Το 60% των επιχειρήσεων δεν απαιτούν από το προσωπικό τους να χρησιμοποιούν ένα συγκεκριμένο πρότυπο κατά τη σύνταξη σχεδίων συμβάσεων, ενώ το ίδιο ποσοστό δεν απαιτούν την τήρηση κανόνων ή οδηγιών.

Σχεδόν οι μισοί (49%) δηλώνουν ότι δε διαθέτουν μία προκαθορισμένη διαδικασία αρχειοθέτησης συμβάσεων μετά την εκτέλεσή τους, ενώ σχεδόν οκτώ στους δέκα (78%) δηλώνουν ότι δεν παρακολουθούν συστηματικά τις συμβατικές τους υποχρεώσεις. Επιπλέον, σχεδόν τα τρία τέταρτα (71%) των συμβάσεων δεν ελέγχονται ως προς τυχόν αποκλίσεις από τους τυπικούς όρους τους.

Σχολιάζοντας τα ευρήματα της έρευνας ο κος Ειρηνικός Πλατής, Εταίρος της συνεργαζόμενης με την ΕΥ Ελλάδος δικηγορικής εταιρείας «Πλατής-Αναστασιάδης και Συνεργάτες», δήλωσε: «Η ανάπτυξη μιας επιχείρησης, αλλά και οι κίνδυνοι που εκείνη αναλαμβάνει, επηρεάζονται σε σημαντικό βαθμό από τη διαδικασία σύναψης συμβάσεων. Από τη διαπραγμάτευση και την εκτέλεσή τους, μέχρι την ανανέωση ή τη λήξη τους, η διαχείριση των συμβάσεων απαιτεί αυστηρές και τυποποιημένες διαδικασίες και σαφή καθορισμό αρμοδιοτήτων. Η έρευνα μάς δείχνει ότι αυτές οι προϋποθέσεις συχνά δεν πληρούνται. Οι επιχειρήσεις θα πρέπει να προχωρήσουν στον μετασχηματισμό των αντίστοιχων λειτουργιών, δίνοντας έμφαση στο ανθρώπινο κεφάλαιο, τις διαδικασίες και την τεχνολογία, ώστε να έχουν καθαρή εικόνα των ωφελειών, των υποχρεώσεων και των κινδύνων που αναλαμβάνουν. Η αναμενόμενη ισχυρή αύξηση της οικονομικής δραστηριότητας, καθιστά πλέον επίκαιρες και κρίσιμες τις σχετικές πρωτοβουλίες, προκειμένου οι συμβάσεις μιας επιχείρησης να καταστούν ουσιαστικό αναπτυξιακό εργαλείο».